Egwyddorion cyfredinol
Mae Canolfan Addysg Awyr Agored Storey Arms yn eiddo Cyngor Caerdydd ac yn cael ei weithredu ganddo. Caiff ein cyfrifoldebau am ddiogelu data eu rheoli gan y Cyngor. I gael mwy o wybodaeth am ofynion diogelu data’r Cyngor, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data, Ystafell 357, Neuadd y Sir, Caerdydd CF10 4UW neu yn diogeludata@caerdydd.gov.uk
Felly nod yr hysbysiad hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei ddal amdanoch chi, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau o ran hyn a’r mesurau diogelu sydd ar waith i ddiogelu eich data.
Pam rydym yn casglu data personol
Mae Canolfan Storey Arms yn casglu data am sawl rheswm. Fel arfer, bydd y sail gyfreithiol i ni ddefnyddio eich data personol yn un neu’n fwy o’r canlynol:
- mae angen i ni brosesu eich data personol i fodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol
- mae angen i ni brosesu eich data personol i gyflawni tasg er budd y cyhoedd
- mae angen i ni brosesu eich data personol i fodloni ein rhwymedigaethau contract i chi
- mae angen i ni brosesu eich data personol i ddiogelu buddiannau hanfodol gwrthrych y data neu fod dynol arall
- byddwn yn prosesu eich data personol os ydych wedi rhoi caniatâd i ni wneud hynny
Pa ddata personol a ddelir gennym a sut rydym yn ei gael
Gweinyddu archebion
Pan fyddwch yn cysylltu â ni i ymholi am archebu ac i gwblhau archeb yng Nghanolfan Storey Arms, byddwn yn gofyn i chi roi’r wybodaeth ganlynol:
- enw
- enw’r sefydliad (os yw’n briodol)
- cyfeiriad e-bost
- rhif ffôn
- cyfeiriad post
- gwybodaeth arall yn ôl yr angen
Bydd hyn yn ein galluogi i gyfathrebu â chi am eich ymholiad ac anfon gwybodaeth briodol atoch.
Cyfleoedd marchnata
Pan fyddwch yn cysylltu â ni i ymholi am archebu ac i gwblhau archeb, byddwn yn gofyn i chi a ydych yn dymuno i ni gadw eich manylion er mwyn cysylltu â chi os daw cyfleoedd archebu priodol ar gael. Os byddwch yn rhoi caniatâd, byddwn yn cadw’r wybodaeth ganlynol ar gofnod:
- enw
- enw’r sefydliad (os yw’n briodol)
- cyfeiriad e-bost
- rhif ffôn
- cyfeiriad post
- dewis dull cyfathrebu
Gallwch chi dynnu eich caniatâd i dderbyn yr wybodaeth hon yn ôl ar unrhyw adeg.
Manylion y cleient
Byddwn yn gofyn i drefnydd y cwrs am wybodaeth bersonol cyfranogwyr y cwrs er mwyn sicrhau eu diogelwch a’u lles yn ystod y cwrs. Mae’r wybodaeth hon yn cynnwys:
- enw
- cyfeiriad
- perthnasau agos (enw a’r berthynas)
- rhifau ffôn cyswllt brys – ddydd a nos
- dyddiad geni
- alergeddau/meddyginiaeth/angen deietegol
- statws diogelu presennol yn erbyn tetanws
- meddygfa – enw a’r dref/ddinas
- rhif ffôn y meddyg
- lefel gallu nofio
Ar gyfer rhai cyrsiau, gallen ni hefyd ofyn am yr wybodaeth ganlynol:
- rhif adnabod ymgeisydd Hyfforddiant Mynydd, galwedigaeth
- gwybodaeth Gwobr Dug Caeredin – rhif adnabod, enw’r uned
Ni fyddwn yn rhannu’r wybodaeth hon ag unrhyw un, ac eithrio gweithwyr meddygol proffesiynol os bydd angen triniaeth ar rywun neu os oes gofyniad cyfreithiol arnom i wneud hynny.
Byddwn yn gwneud copïau papur o fanylion y cleient at ddefnydd ein Tîm Hyfforddi yn ystod y cwrs. Rydym yn hysbysu ein Tîm Domestig o unrhyw ofynion deietegol arbennig o fewn y grŵp.
Ffotograffau/fideo
Rydym yn defnyddio camerâu y mae Canolfan Storey Arms yn berchen arnynt fel y gall grwpiau dynnu ffotograffau/fideo yn ystod eu hymweliad. Rydym yn lawrlwytho delweddau/fideo i gyfrifiadur yn y ganolfan i’n galluogi i’w rhoi ar DVD sy’n cael eu rhoi wedyn i drefnydd y cwrs. Yn achos cyrsiau i unigolion (e.e. Gwobr Aur Breswyl Dug Caeredin), rydym yn gofyn i gyfranogwyr ddod â’u DVD eu hunain.
Er mwyn gwneud hyn, rhaid i chi gwblhau ein ffurflen ganiatâd ffotograffiaeth a gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg.
Pa mor hir byddwn yn cadw’ch gwybodaeth
Gan fod Canolfan Storey Arms yn eiddo’r Cyngor sydd hefyd yn ei gweithredu, mae sawl rhwymedigaeth gyfreithiol arnom sy’n effeithio ar hyd yr amser y mae angen i ni storio eich data. Mae’r rhain yn cynnwys:
- Rheolau Gweithdrefn Ariannol Cyngor Caerdydd (i fodloni gofynion Deddf Llywodraeth Leol 1972 a Deddf Cyllid Llywodraeth Leol 1988 er mwyn gweinyddu materion ariannol yr awdurdod yn briodol).
- Deddf Cyfyngiadau 1980 (ar gyfer gofynion hawliadau atebolrwydd cyhoeddus)
Mae Cyngor Caerdydd yn seilio manylion ei Atodlen Cadw Corfforaethol ar y gofynion hyn.
Rydym hefyd yn dilyn arfer gorau presennol y diwydiant addysg awyr agored fel a nodir yng Nghanllawiau Cenedlaethol Panel yr Ymgynghorwyr Addysg Awyr Agored. Ceir manylion y rhain yma: https://oeapng.info/
Cadw data GWEINYDDU ARCHEBION
Data ar gyfer ymholiadau nad ydynt yn arwain at archebu a lle na roddir caniatâd ar gyfer cysylltu yn y dyfodol – byddwn yn dileu data yn ystod y tymor ar ôl dyddiad yr ymholiad.
Caiff data ar gyfer ymholiadau sy’n arwain at archeb eu storio’n electronig am 4 blynedd o ddyddiad gorffen y cwrs. Ar ôl yr amser hwn, byddwn yn dileu’r data yn ystod y tymor sy’n dilyn dyddiad yr ymholiad. Byddwn yn dileu copïau papur ar ôl dau dymor yn dilyn dyddiad gorffen y cwrs.
Cadw data CYFLEOEDD MARCHNATA
Data lle rydych wedi rhoi caniatâd i dderbyn hysbysiadau marchnata – byddwn yn storio hwn yn electronig. Byddwn yn adolygu’r data hwn gyda chi o dro i dro i gadarnhau eich caniatâd parhaus neu i’w ddileu ar unwaith os byddwch yn tynnu eich caniatâd yn ôl.
Cadw data MANYLION CLEIENTIAID
Diben y data rydym yn ei gasglu am gyfranogwyr cyrsiau yw ein helpu i ofalu amdanoch chi’n briodol yn ystod eich ymweliad. At ddibenion yswiriant atebolrwydd, mae angen i ni gadw’r data hwn am y cyfnodau canlynol:
· Oedolion………………………… 7 mlynedd
· Plant……………………………… tan eu pen-blwydd yn 25 oed
· Plant sy’n Derbyn Gofal.. 99 mlynedd
Mewn achosion lle gwneir haliad yswiriant atebolrwydd, byddwn yn cadw data yn unol â gofynion gweithdrefnau Rheoli Risg Cyngor Caerdydd.
Cadw FFOTOGRAFFAU/FIDEO
Byddwn yn cadw ffotograffau/fideo ar gyfrifiadur yng Nghanolfan Storey Arms am dri thymor. Ar ôl yr amser hwn, byddwn yn eu dileu nhw heblaw am y rheiny y byddwn yn dewis eu cadw at ddefnydd marchnata.
Eich hawliau
Fel gwrthrych data, mae gennych lawer o hawliau ynglŷn â’ch data personol. Mae’r rhain yn cynnwys:
- hawl mynediad
- yr hawl i gywiro
- yr hawl i ddileu
- yr hawl i dynnu caniatâd yn ôl
- yr hawl i symud data
- yr hawl i gyfyngu ar brosesu
- yr hawl i wrthwynebu
- hawliau o ran penderfyniadau awtomataidd
Sefydliadau y gallwn ni rannu eich gwybodaeth â nhw
Bydd Canolfan Storey Arms yn trin eich gwybodaeth yn gyfrinachol. Fodd bynnag, gellir ei rannu ag adrannau perthnasol yng Nghyngor Caerdydd neu â gweithwyr meddygol proffesiynol yn achos salwch/anaf neu pan fo gofyniad cyfreithiol i wneud hynny.
Mae’r wybodaeth a ddelir yn electronig gennym yn cael ei dal ar weinyddion diogel Cyngor Caerdydd a, lle bo’n briodol, ar weinyddion diogel darparwr ein meddalwedd rheoli gweinyddiaeth archebion , “Cinolla Software Limited” (www.cinolla.com).
Cinolla yw ein darparwr trydydd parti ar gyfer ein meddalwedd rheoli gweinyddiaeth archebion. Wrth ddewis y darparwr hwn, rydym wedi bodloni gofynion mewnol Cyngor Caerdydd o ran preifatrwydd data sy’n cael ei storio ar gwmwl.
Cysylltu â ni
Mae gennych hawl i ymholi am y data rydym yn ei ddal amdanoch chi. Os hoffech chi wneud hyn, cysylltwch â ni trwy ffonio 01874 623598 neu e-bostio storeyarms@caerdydd.gov.uk
Os dymunwch dynnu eich caniatâd yn ôl i ni brosesu/storio eich data, cysylltwch â ni trwy ffonio 01874 623598 neu e-bostio storeyarms@caerdydd.gov.uk a byddwn yn prosesu eich cais cyn gynted â phosib.
I gael mwy o wybodaeth am sut caiff eich data personol ei reoli, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data:
Swyddog Diogelu Data
Tîm Llywodraethu Gwybodaeth
Neuadd y Sir
Glanfa’r Iwerydd
Caerdydd CF10 4UW